お役立ちコラム

人事書類はいつまで保管したらいいのでしょうか。

社員が入社時に会社に提出した履歴書等の書類はいつまで保存していたらよろしいでしょうか。また、法的に決まりはあるのでしょうか。

入社時の履歴書等の書類の記録保存に関し、労働基準法第109条に「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければなりません。」と定められています。また、労働基準法施行規則  56条に起算日が定められています。

主な書類の起算日は以下のとおりとなります。

● 労働者名簿・・・労働者の死亡した日、退職又は解雇の日

● 賃金台帳・・・最後に記入した日

● 雇い入れ又は退職に関する書類・・・労働者の退職又は死亡の日

● 賃金その他労働関係に関する書類・・・その完結の日

(出勤簿、タイムカード、36協定等)

また、その他の法令で定められている主な保存期間は、次のとおりとなります。

● 健康保険、厚生年金保険関連書類・・・2年

● 雇用保険の被保険者に関する書類・・・4年

● その他の雇用保険関連書類・・・2年

● 労災保険関連書類・・・3年

● 健康診断個人票・・・5年

● 給与所得者の扶養控除、保険料控除等申告書等の税務関連書類・・・7年

各書類の保存期間を再度確認し、社内でルール化することをおすすめいたします。

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