勤怠システムでの出勤簿の保存方法について

 労働基準法第109条により、出勤簿は3年間の保存が義務付けられていますが、平成17年の行政通達上でデータベースでの保存が認められており、パソコン等でデータを保存する場合は以下の要件を満たす必要があります。

①  　法令で定められた要件（各事業所毎に画面表示、印刷するための装置があること）を具備し、かつそれを画面上に表示し印刷することができること。

②    労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出ができるシステムになっていること。

③    誤って消去されないこと。

④    長期にわたって保存できること。

なお、データの保存方法ですが、ＰＤＦまたはエクセル形式での保存で問題ありません。

また、厚生労働省より平成13年に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずるべき措置に関する基準について」が発表されましたが、その中で使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては原則として「使用者が自ら現認することにより確認し記録すること」「タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し記録すること」のいずれかの方法によることとされています。勤怠システムを導入することにより上記要件がクリアできる客観的な記録がとれること、残業時間等の手計算での集計が不要になること、データから資料作成が可能であること、紙でのタイムカードのように保存スペースが不要になるというメリットもあります。