電子帳簿等保存制度の保存要件と猶予措置

電子取引データの保存方法～令和6年1月1日より適用～

令和6年1月1日より、電子取引データの保存要件と猶予措置が新しくなることをご存知でしょうか。

令和5年度の税制改正により、電子帳簿等保存制度に関する保存要件の見直しが行われ、また猶予措置につきましても新たに整備されています。

今回は、その電子帳簿等保存制度の新たな保存要件と、新猶予措置の整備について詳しくご説明させていただきます。

1.電子帳簿等保存制度における保存要件の見直し

電子取引に関しまして、取引情報に係る電磁的記録の保存要件の見直しが行われます。

現行の電子取引に関する取扱いでは、一律に保存要件に従って取引に係る電磁的記録を保存しなければならないこととなっておりました。

(保存要件とは、タイムスタンプ等による改ざん防止の要件・検索機能の確保・閲覧可能装置の備え付け等が該当します。)

その保存要件が、今回の電磁的記録の保存方法・新猶予措置の整備により、下記の4つの分類に分けられることとなります。

	保存方法1	保存方法2
対象者	全ての事業者（原則）	新猶予措置適用事業者
要件	・改ざん防止の要件（タイムスタンプ等） ・閲覧可能装置の備え付け等の要件	・出力書面の提示、およびデータのダウンロードの求めに応じることができる ・出力書面の保存
検索機能要件	必要	不要
保存者の確認要件	全て廃止	全て廃止

	保存方法3（※）	保存方法4
対象者	基準期間における売上高が5,000万円以下の事業者	全ての事業者
要件	・改ざん防止の要件（タイムスタンプ等） ・閲覧可能装置の備え付け等の要件 ・出力書面の提示、およびデータのダウンロードの求めに応じることができる	・改ざん防止の要件（タイムスタンプ等） ・閲覧可能装置の備え付け等の要件 ・出力書面の提示、およびデータのダウンロードの求めに応じることができる ・日付および取引先等ごとに整理した出力書面の保存
検索機能要件	不要	不要
保存者の確認要件	全て廃止	全て廃止

（※）基準期間における売上が1,000万円以下である事業者は、全ての検索機能の確保が不要となっておりましたが、今回の改正によって、この売上高の基準が5,000万円以下に引き上げられました。これにより、電磁的記録の出力書面を日付および取引先等ごとに整理して保存している場合にも、検索機能の確保が不要となります。

2.新猶予措置の整備

また、保存要件に従って保存することができなかったことについての相当の理由がある事業者については、検索機能の確保を不要としてデータの保存を必要とする新たな猶予措置が設けられます。

そして、今回の改正に伴い、現行の経過措置は適用期限をもって廃止となります。

	現行の経過措置	新猶予措置
位置づけ	令和5年12月31日までの経過措置	本則
適用要件	・税務署長がやむを得ない事情があると認める場合 ・出力書面の提示・提出の求めに応じることができる	・税務署長がやむを得ない事情があると認める場合 ・出力書面の提示・提出およびデータのダウンロードの求めに応じることができる
実務上の運用	事実上、出力書面による保存が可能	データの保存が必要
保存期間	税務調査期間の保存が必要	税務調査期間の保存が必要

適用要件は、システム対応が間に合わないなど、税務署長が相当の理由があると認める場合の対応です。

新猶予措置では、出力書面の日付および取引先等ごとの整理までは求めていません。

3.実務上の保存方法

令和6年1月1日より、電子取引にかかるデータの保存が必要となります。

電子帳簿保存法の要件を満たしたシステム(JIIMA認証システム)の導入などにより対応をしていくことが理想ではありますが、現実的には多くの企業では保存方法2または4（上記表）で対応することが予測されます。

どちらの方法も検索機能要件は不要となってはおりますが、検索機能要件以外の保存要件を満たすことは必須となりますので、社内で事務処理規定を設け、運用していく必要がございます。

実務上では、日付ごとに分けたフォルダを作成し、その中に取引先ごとのフォルダを作成するなどのデータ管理が必要です。

また、全ての保存方法で「ダウンロードの求めに応じることができる」必要があるため、ExcelやPDFで受領した資料につきましても、日付・取引先ごとに保存して行くことが望ましいでしょう。

また、新猶予措置に関しましては、「相当の理由」があることが必要な為、現在対応中の企業に関しましても、将来的には保存方法4での対応を完備させることが現実的です。

おわりに

電子取引データの保存方法、及び猶予措置の見直しに伴い、制度の理解だけではなく、実務上どのような対応が必要なのか具体的に考え、早急に対応をする必要がございます。

制度に関するシステム整備や、社内のルール作成には時間がかかるため今のうちから準備を始めて行くことが望ましいでしょう。

CSアカウンティングでは、制度の説明に加えて事前準備として確認しておくべき点やシステム導入のご提案等幅広くサポートをすることが可能です。

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執筆者：谷

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