電子帳簿保存改正の「可視性の要件」で仕訳が２倍に？

概要

電子帳簿保存法の改正による電子取引の電子保存義務化は、令和４年度税制改正大綱において２０２２年１月１日から２年間猶予されることとなりました。

今回は、その電子データの保存要件の１つである「可視性の要件」について、事前準備や関連知識が不十分であった場合、電子帳簿保存法改正の間際になって業務量が大幅に増大してしまうリスクとその解決策についてお伝えします。

可視性の要件とは

２０２４年１月より電子取引の電子保存が義務化されますが、その保存にあたっては「真実性の要件」と「可視性の要件」の両方を満たしたうえで保存する必要があります。その内、「可視性の要件」とは、保存されたデータについて誰もが視認・確認できる状態を確保するための要件であり、マニュアルやシステム概要書の備え付けの他に下記の要件を満たす必要があります。

保存された電子データについて検索機能を確保すること

1. 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
2. 日付又は金額の範囲指定により検索できること
3. 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

※税務調査の際に、税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上記２・３については不要

この「検索機能の確保」をクリアするためには、保存する電子データのファイル名について規則性をもって内容表示させるかExcel等により索引簿を作成し管理する方法のいずれかが考えられますが、これらの方法のいずれにおいても社内ルールを事前にしっかり構築しておかないと電子帳簿法改正の直前になって、業務負担が大きく発生するリスクがあります。

具体的には、「1. 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること」の条件を満たすには、電子帳簿保存にかかる書類のPDF名等を、適宜変更する必要が生じます。

PDFのファイル名に情報を付すとは

PDFなどの電子データのファイル名に規則性を持った情報を付す場合、具体的には以下のような形になります。

このような形式が、「日付」「相手先」「金額」を明記したファイル名となります。

「請求書」「領収書」といった書類の内容については、ファイル名に付す方法又はフォルダごとに分ける方法でも、いずれでも構いませんが、今までの業務に加えて上記のようにファイル名の変更作業を行うことは一度に行おうとするとかなりの業務負担となってしまいます。

「可視性の要件」を満たすには、電子帳簿保存法の改正の前までに、上記のようなファイル名に証憑のファイル名を変更しなければなりません。

法改正直前になって、全ての証憑のファイル名を規定の通りに変更しようとすると、単純な手作業だと莫大な時間がかかってしまい、業務がひっ迫してしまいます。

それでは、この作業負担を分散させるには、事前にどのような対策を取ったらいいのでしょうか。

1.作業分散：ワークフローに組み込む方法

　請求書や領収書など、お金にまつわる書類は最終的には入金や支払を管轄する総務経理部へ集まります。その流れの中で、まず最初に社員が必ず「申請」を行います。この申請の段階で、上記のような「日付」「相手先」「金額」「内容」などを社内の申請書に記載するのが一般的であるため、直接ファイル名を編集するよう申請者に促す社内ルールを整備するという方法です。

　社内ルールとして最初に掲示をして、申請者に規定のファイル名を付けてもらえば、総務経理部の手元には、以前より使用していた社内の申請書と、今回申請者によってファイル名に規定の情報が付されたPDFが集まるような形になるため、総務経理部にとっては大きな負担増加はありません。

　一方で、軽微ではありますが、営業担当者などの申請者にとっては、規定を確認しファイル名を付与するという作業の負担は増加しますし、経理事務などに従事していない営業担当者などの社員が細かく規定に沿ったファイル名を作成できるかどうかなど、社内統制リスクが生じますので注意が必要です。

　この方法を採用する場合は、混乱を防ぐためにも電子帳簿保存法の改正の期限より余裕を持って、早めに社内ルールを社員に掲示するとよいでしょう。

2.作業省略：経費精算システムを利用する方法

　もう一つの方法としましては、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用することが考えられます。

PDFのファイル名に「日付」「相手先」「金額」を付すという方法はファイルサーバー等で法対応をしようとする場合のアナログな方法ですので、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用すれば、今までの作業を効率化しつつ、検索要件確保の問題も解決することができます。

経費精算システムの中には、PDFファイルの文字を認識するOCR機能が備わっているシステムもありますので、紙と電子データが混在するような場合もおすすめです。
（※OCR機能とは、紙の証憑をスキャナーなどで読み取り、デジタル上で扱うことができる文字データに変換をする機能です。）

電子帳簿保存法の改正に対応できるだけでなく、日々の業務の効率化も図ることができ、社内の業務時間の削減にもつながります。

　今まで紙書類で経費精算などを行っていた場合は、このタイミングで経費精算システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

おわりに

電子帳簿保存法の改正によって、システム導入等が進んでいない企業は「可視性の要件」により業務が圧迫する懸念点について書かせていただきましたが、この問題が生じる以前より、削減が可能な業務の無駄は起こりうることであったと思います。

日々の業務の無駄を削減する為、業務のアウトソーシングを活用して第三者の専門家に社内の無駄を洗い出してもらうといった方法を活用する企業も昨今増えてきております。

また、今回ご紹介しました「可視性の要件」により起こりうる電子帳簿保存法の改正に伴う業務の増加は一例に過ぎず、電子帳簿保存法の改正により、対応が必要になる経理事務は他にも考えられます。

法改正に合わせてワークフローの見直しを早めに行うのが重要ですが、抜本的な変更は社内の混乱を招き生産性を下げる結果につながりかねないため、慎重に進めていく必要もあります。

日々の業務に追われ、電子帳簿保存法の改正の対応にまで手が回らない、または専門家によるサポートが必要であると危惧されている企業も多いのではないでしょうか。

業務のアウトソーシング・フローの見直しについてご興味があり、本記事について詳しく知りたい場合には、是非ＣＳアカウンティング株式会社までお気軽にお問い合わせください。

執筆者：谷