アウトソーサー選定時の留意点　その２

No6 アウトソーサー選定時の留意点 その２

経理アウトソーシング（BPO）を導入する際にアウトソーサー選定に関して、今回は、委託する業務範囲やアウトソーサーの探し方について見ていきたいと思います。

委託する業務範囲と決定期限を確認する

いつまでに選定（契約）が必要かを決定する

アウトソーサーの決定は慎重に行う必要がある一方、喫緊の必要に迫られていない限り、ある程度の期限を決めないと、いつまでも後回しにしてしまいがちです。

逆に、退職者の業務引き継ぎの必要性や人員不足による負荷軽減のための経理アウトソーシング（BPO）を検討しているのであれば、おのずと期限は決まってくるかと思いますが、期限に気を取られるあまり、安易な選定をしてしまわないよう、まずは選定から決定、業務開始に至るまでのおおまかなスケジュールを決定するとよいでしょう。

アウトソーサー選定の責任者を決定する

アウトソーサー選定にあたり、社内の責任者となる人物を決定し、プロジェクト化して経理アウトソーシング（BPO）を推進する方法がとられる場合もあります。

後述のとおり、他部門も含めて選定する場合やシステムの導入と併せて経理アウトソーシング（BPO）に移行する場合などは、ある程度の労力がさかれますので、プロジェクト化することにより、通常業務の負荷を軽減し、ある程度専念できる体制で支援することも必要となります。

委託する業務を決定する

現状の社内業務を分析した結果を受け、社内に残すべき機能と社外に経理アウトソーシング（BPO）すべき機能を決定します。

その際に、社外に経理アウトソーシング（BPO）はしたいが、そのような業務を受けている会社はないだろう、と思われる業務についてもすべて洗い出して、検討するようにします。アウトソーサーの業務は現在では多岐にわたります。こちらが無理だろうと思っている業務でも受託可能なケースがありますので、既成概念にとらわれず、すべて洗い出しましょう。

また、委託すべき業務内容について正しく伝えることができないと、アウトソーサーとの間で齟齬が生じ、見積もり額と実際の報酬額に大幅な乖離が生じてしまう可能性があります。

もし、経理アウトソーシング（BPO）推進の責任者が、実際の業務に精通していない場合には、事前に担当者にヒアリングするなど、委託業務の内容に齟齬がないようにしておく必要があるでしょう。

他部門も含めて考える

経理以外の部署でも経理アウトソーシング（BPO）を検討している場合は、他部署との連携も含めて考えるべきでしょう。特に人事と経理は関連のある情報も多くあります。

アウトソーサーが複数いることにより、同様の情報を複数の先に配信しなければならないなどの手間がかかることによるストレスや行き違いによるミスが生じることを勘案し、業務を１社のアウトソーサーに集約することも検討しましょう。

アウトソーサーを探す

インターネットを活用する

アウトソーサーを探す方法にはいろいろありますが、

01.インターネットで検索する

02.経理関係の情報誌などの雑誌で探す

03.銀行など取引先からの紹介を受ける

04.専業サイトを活用する

などの方法があります。

面談する前に絞り込む

実際の面談をする前に、数社程度に絞り込む必要があります。

でないと、時間ばかりがとられ、導入前の段階で消耗してしまいます。

アウトソーサーとの面談に入る前に

　ある程度の必要不可欠条件を決めておく

　ホームページやパンフレットなどの一般的な情報から数社程度に絞り込む

といったことをすることにより、効率のよい選定をしましょう。

また、コスト面を最も重視しているのであれば、事前に一定情報を提供することにより、概算での見積りを入手した上で、一般情報と見積もり額とを総合的に勘案して数社に絞り込んでから面談に進むという方法も考えられます。

ただし、その場合は、面談をしない段階での見積り金額のため、実際の金額とは大幅に乖離してしまう場合もあるということはあらかじめ念頭に置いておきましょう。

アウトソーサーにどこまでの情報を開示するのか決めておく

アウトソーサーには、これから業務を行ってもらうわけですから、全く情報を開示しないという訳にはいきません。

一方で、選定の時点では契約も成立していない訳ですから、すべての情報を開示することによるリスクもあります。

あわせて、各社に開示する情報の範囲が異なると、各社の見積額算定のための前提条件が異なることとなり、単純比較ができないこととなってしまいます。

どこまでの情報を開示するのか会社としての意思決定をしておきましょう。

開示する前に、情報漏えいリスクに対する対策をする

アウトソーサーに、情報を開示する段階では、契約が締結されていないことから、仮に情報が漏えいしたとしても、契約上、それらの損害に対する担保がなされていません。

リスクを回避あるいは最小限にとどめるために、

開示範囲を最小限にしぼりこむ

情報を開示する前に秘密保持契約を締結する

といった対策をとっておきましょう。

業務内容を説明し、見積もりを入手する

数社に絞られたアウトソーサーと面談し、業務内容を説明した上で、見積書の提出を依頼します。

その際に、現状の中で改善したい事項があれば、その点についても説明し、改善のための提案を依頼しましょう。

また、システムの導入もあわせて検討している場合には、見積もりを入手の上、併せて検討しましょう。

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