経理業務の標準化　～決算スケジュール・タスク管理～

スケジュール管理・タスク管理は詳細に実施できていますか？

スケジュールを日単位で作成することによる「可視化」

目標を達成するために、予定表を作る方は多いと思います。

学生時代であれば、試験日に合わせて、スケジュールを組んだ経験をお持ちの方も多いでしょう。

経理の業務のうち、月次決算に関して、スケジュール管理を全ての会社がしているかというと、半分程度の会社しか月次のスケジュールを作っていないというのが実感です。

経理部門では、役員会などの報告の日に合わせて月次決算を終わらせるように仕事を進めてはいると思います。

ただ、期限の提出日には何とか合わせますが、途中段階での到達目標は決めていない会社が多く見受けられます。

標準化のために必要なことは、日時単位でスケジュールを作ることです。

スケジュール管理表には、日々の実施項目であるタスクや実施担当者を定めることで、次のような効果が出ます。

　 タスクと担当者記載することで責任が明確化される

　 毎日の実施状況をチェックすることで、進捗の遅れがないかどうかが「可視化」される

　 翌月、翌年も業務内容が変わらなければ、スケジュール通り実施すれば実施項目を忘れることなく業務が完成する

クラウド上でスケジュール管理ができるツールも

最近は、在宅勤務も定着化して必ずしもメンバー全員が出社して経理業務を行わないとうケースも増えてきています。

スケジュールやタスクの管理はエクセルなどのツールを使って管理している会社が多いと思いますが、クラウド上でそれらの管理ができる優れモノも市場には登場しています。

クラウド上で管理ができるとお互いがリモートでもリアルタイムで業務の進捗管理ができるので、より可視化が進むと言えます。

さらに、進捗していないとアラートが出るような仕掛けがされているツールであれば、担当者のリマインドにもなりますので、業務がより円滑に進むようになるでしょう。

スケジュールからボトルネックを明らかにしよう

上場会社等はもちろんのこと、中小企業においても月次決算を早めに締めて、損益状況等を早く知って、経営判断を行いたいと考えている経営者の方は多くいらっしゃいます。

そのために、早期化は重要な課題ですが、この日時のレベルのスケジュールを作成して、実施するという手法は、威力を充分に発揮します。

日時のスケジュールを作らずに作業を実施していた時は、何故遅くなるのか、どこにボトルネックがあるのか、作業漏れによってミスが出る可能性が残るといったことが、なぁなぁのままとなっていたはずですが、日時レベルにまで予定を落とすことで、予定通りいかない原因や予定通り実施させるための手段が明らかになってきます。

また、特定の人が忙しくなっていないか、暇をしている人はいないかといったことも分かるので、業務を平準化させることも可能となります。

より進化している会社だと、日時レベルにとどまらず、一日の時間レベルまで作業工程を落として管理をしております。

お問合せ：CSアカウンティングお問い合わせフォーム