【1ヶ月で1/9の時間削減が可能】給与計算を効率化する7つの方法

そもそも給与と給料の違いを知ってる？

給与と給料は、似たような言葉で混同されがちですが、意味は異なります。

給与とは、基本給を指す言葉です。

給与には住宅手当や交通手当、夜勤手当などの各種手当は含みません。

一方、給料は、基本給に加え、交通手当などの各種手当なども含めた総額を指す言葉です。

給与計算とは

給与計算とは、従業員一人ひとりの勤怠状況を確認し、正確な給料を算出する業務です。

具体的には、下記の3つの業務を行います。

　勤怠に関する集計業務

　支給額に関する集計業務

　控除に関する集計業務

給与計算を行うために必要なのは、会社の労働契約条件だけではありません。

労働基準法などの労働に関する法律、雇用保険法、健康保険法などの社会保険に関する法律、所得税、住民税などの税に関する知識も必要です。

給与計算を効率化する7つの方法

それでは、給与計算を効率化する7つの具体的な方法をご紹介いたします。

方法1. エクセルで勤務時間の管理を行う

勤務時間の管理は、エクセルを用いて行うことで作業の効率化を図れます。

給与計算を行うためには、各従業員の労働時間、休日、時間外労働などをしっかり把握する必要があります。

そのため、どの会社でも勤怠管理を行う仕組みを導入しています。

従業員の勤怠管理をする方法としてよく挙げられるのが、タイムカードの打刻です。従来はこのタイムカードによる勤怠管理が一般的でしたが、これだとパソコンへの入力作業が発生するため、管理に手間がかかります。

一方、エクセルに打刻するようにすれば、タイムカードからパソコンへの入力作業は削減できます。

さらに、エクセルであれば、勤務時間などを自動計算することができ、ほかのシステムと連携することも可能です。

方法2. 作業を自動化する

マクロやプログラムを組んで給与計算の過程を自動化すると、ミスなく素早い作業が行えます。

給与計算の作業では、通勤手当や家族手当などの算出、勤怠状況の確認、社会保険料や所得税の計算などを行いますが、これらを一つひとつ手作業で行っていては、時間がかかり、ミスも多発します。

給与計算で行う社会保険料の算出や通勤手当の計算などは、一定のルールがあるため、コンピューターで容易に自動化可能です。

コンピューターで自動化すれば、集計作業は一瞬で片付きます。

また、コンピューターであれば、人間のようにケアレスミスをすることもありません。

エクセルで自動化する場合は、自分で1から作る方法もありますが、給与計算用のテンプレートを使用するといった方法もあります。

テンプレートであれば、エクセルに精通する人が部署にいなくてもすぐに導入できます。

ただし、テンプレートはその会社に最適化されたシステムではないため、不都合が生じることもあります。

方法3. 給与計算のルールやマニュアルをまとめる

給与計算に関するルールをまとめたり、作業マニュアルを作成したりすれば、給与計算を効率化できます。

作業を自動化したとしても、人の目でチェックすべきことがゼロになる訳ではありません。

研修や計算ルールをまとめた資料を配布するなどして、ルールを共有しましょう。

ミスが減り作業のスピードも上がります。

また、業務の流れをまとめたマニュアルを作成することも、効率化に役立ちます。

マニュアルの作成は、現在の業務フローを見直すキッカケです。

業務の流れを可視化すれば、作業の無駄が見えてくるので、もっと効率的な業務フローを構築できるでしょう。

方法4. 給与明細を電子化する

給与明細を電子化すれば、業務の効率化が図れます。

従来の給与明細は、紙ベースのものが一般的でしたが、最近では電子ファイルの給与明細を送付する会社も増えています。

紙ベースでも、社員が数名程度であれば、大した手間ではありませんが、これが数十名、数百名となってくると話は別です。

毎月社員一人ひとりに紙の給与明細書を渡す作業は、とても面倒なものに変わります。

給与明細を電子化すれば、メールに添付して送るだけで、社員全員に届けることができます。

メールを送る作業は、紙をプリントアウトして一人ひとりに渡す作業と比べてはるかに簡単です。

給与計算の担当者の負担を大きく減らすこともできます。

方法5. 給与計算ソフトを導入する

各社から販売されている給与計算ソフトを導入すれば、給与計算業務を効率化できます。

給与計算システムは、エクセルでも作成できます。

しかし、エクセルで作成する場合は、エクセルに関する知識と、給与計算に関する知識の2つが必要です。

そのため、痒いところに手が届く便利なシステムが作れるかどうかは、担当者の腕次第ということです。

一方、給与計算ソフトであれば、エクセルの知識も給与計算も必要ありません。

誰でも簡単に給与計算ができるよう工夫が施されているため、導入したその日から給与計算の手間を削減できます。

また、給与計算ソフトは、自由にアレンジすることもできます。

そのため、会社独自の計算方法などがあったとしても、調整すればその会社に最適化されたシステムにすることが可能です。

方法6. クラウドサービスを導入する

給与計算を行うクラウドサービスを導入して、給与計算を効率化するという方法もあります。

給与計算のクラウドサービスでは、必要事項を記入していくだけで簡単に給与計算が行えます。

給与計算ソフトの場合、法改正に対応できないため、定期的に更新したり、買い替えたりする必要があります。

一方、クラウドサービスであれば、常にネットワークに繋がっているため、最新の法律にすぐに対応可能です。

方法7. 給与計算を外注する

給与計算業務を外注すれば、自社で作業する必要がなくなり、効率化できます。

給与計算業務を外注するメリットには下記が挙げられます。

　コストを削減できる

　従業員のスキルに依存しない

　迅速かつ正確に処理してくれる

外注するには、当然、外注費用がかかります。

しかし、従業員が給与計算を行う場合でも人件費がかかっています。

さらに、従業員が業務を行う場合は、人件費のほかに、教育費、社会保険料、福利厚生費、交通費などの各種手当といったコストもかかっています。

そのため、従業員が行うよりも外注する方が、コストを抑えられるという考え方もあります。

また、従業員に業務を任せる場合、作業スピードは従業員のスキルに依存します。

そのため、技術の高い従業員が突然退職してしまったら、業務が滞ってしまうこともあり得ます。

一方、外注する場合は、外注先企業に多数の専門スタッフが在籍しているため、業務が滞るといったことはありません。

まとめ

給与計算を効率化する7つの方法をご紹介いたしました。

給与計算は、慎重に業務を行う必要がありますが、この作業にばかり時間を割いていては、メインの業務が疎かになってしまいます。

ぜひご紹介した方法を実践し、給与計算を効率化しましょう。

お問合せ：CSアカウンティングお問い合わせフォーム