【経理担当者になる貴方へ】繁忙期と忙しい理由と事前準備のイロハ

経理担当者は会社のお金を管理し、1年を通してお金関係の業務に携わります。

そのため経理担当者は「企業の金庫番」といわれており、業務に関する責任は重大でシビアな仕事です。

また、経理業務には繁忙期があります。

経理担当者の業務スケジュール

経理担当者の年間業務スケジュールは決算時期によって異なりますが、行う業務に大きな違いはありません。

多くの企業は3月を決算月に定めているため、本稿でも3月決算を１年の区切りとした業務スケジュールを紹介します。

上半期

一般的に上半期とは4月～9月までの期間を表します。

上半期の税務関係のスケジュールには次のものがあります。

　昨年度3月末までの決算処理

　株主総会(5月の企業もある)

　固定資産税第1期納付

　各種法人税の確定申告・税金納付(法人税、法人住民税、法人事業税)

　消費税の確定申告・税金納付

　自動車税の税金納付

　固定資産税第2期納付

　中間決算書の作成

また、社会保険や年末調整関係のスケジュールは次のとおりです。

　各種保険の更新月(6/1～7/10)(社会保険、雇用保険、労働保険)

　月額算定基礎届の提出

　源泉所得税1月～6月分納付

なかでも大事な業務は、4月～5月の決算処理・税金納付期と、7月の保険更新時期です。

これらはすべて厳格に期限が決まっており、業務スピードがとても重視されます。

特に税金に関しては、もし納期が遅れてしまうと「滞納扱い」となり本来納めるべき税額に延滞分の金額が追加されてしまいます。

延滞日が長引くほど割合は高くなり、企業の余計な支出となってしまうため注意しましょう。

下半期

一般的に下半期とは10月～3月までの期間を表します。

下半期の税務関係のスケジュールは次のとおりです。

　未払いや未収の処理(中間決算する場合)

　各種法人税の中間申告・税金納付(法人税、法人地方税、法人事業税)

　消費税の中間申告・税金納付

　固定資産税第3期納付

　償却資産の申告時期

　固定資産税第4期納付

　棚卸し

　決算処理の準備

下半期の社会保険や年末調整関係のスケジュールは以下のとおりです。

　年末調整に向けた各種証明書、控除関係資料の収集

　年末調整

　法定調書・総括表の提出

　源泉所得税7月～12月分納付

下半期にはどの月にも業務が詰まっており、特に11月～1月には税務関係業務と年末調整の準備などが重なってしまいます。

加えて2、3月は4月の決算処理に向けた準備が始まります。

この2ヵ月でどれだけ準備がスムーズに進むかが重要です。

経理担当者の繁忙期とは

経理の年間スケジュールを確認すると、経理担当者は1年を通してずっとお金に携わっているということがわかります。

このスケジュールの中でも特に忙しいといわれる繁忙期についても確認しておきましょう。

繁忙期は11月～5月、7月

経理担当者の繁忙期といわれている時期は、年末調整や決算処理の準備が始まる11月～3月、決算処理と税金の確定申告や納付が行われる4月～5月、従業員の各種保険手続きが行われる7月です。

なぜその時期が忙しいの？

上述した時期が経理担当者の繁忙期と考えられている最大の理由は以下のとおりです。

まず、月次業務と年次業務が重なっているためです。

先ほどご紹介したのは、経理担当が行っている主な業務の一部です。

実際はほかにも細々とした業務があり、必ずしも月次業務や年次業務だけを行えるわけではありません。

特に7月や11月は大きな年次業務と月次業務を同時進行で進めていく必要があるため、繁忙期であると考えられています。

次に、従業員の協力が必要な部分があるためです。

年末調整に向けた各種証明書や控除関係資料の収集は、経理担当だけで行える仕事ではありません。

従業員から早めに提供してもらえない場合、業務が滞る可能性もあります。

以上のことより、11月～5月、7月が繁忙期と呼ばれるのは「業務過多のため」と「経理だけではどうすることもできない部分があるため」が理由として考えられます。

どうしたら忙しさを軽減できるの？

忙しさを軽減する方法は、以下の3つです。

これらを踏まえて業務改善を行えば、業務の負担を減らせる可能性があります。

方法1：面倒な業務のシステム化

近年、会計管理や面倒な確定申告が、専門ソフトを導入することで楽に行えるようになっています。

特に会計ソフトは、手計算の手間を省きミスを減らすことも可能です。

ソフトの値段はさまざまですが、なるべく多くの機能を備えているソフトを購入し、任せられるところは任せてしまったほうが業務負担は減らせるでしょう。

方法2：落ち着いている時期に事前の準備、教育を進める

経理業務も年に数ヵ月は落ち着くと考えられている時期があります。

その時期に少しでも年次業務を進めておくとよいでしょう。

進められる業務量は微々たるものかもしれませんが、塵も積もれば山となるという言葉もあります。

些細な積み重ねが繁忙期の負担の軽重を左右するかもしれません。

また、経験が浅い社員に準備を任せてみたり、研修を行ってみたりするのもひとつの手です。

経理業務は同じような作業を繰り返すことが多いため、経験の浅い社員がどれくらい場数を踏めるかが繁忙期の負担に関係します。

シミュレーションでも構わないので、実践的なシミュレーションを行ってみましょう。

方法3：アウトソーシングを活用する

アウトソーシング（外部委託）を活用することも検討するとよいでしょう。

昨今は「経理代行」や「記帳代行」を行うサービス業者が増えています。

従業員が多いわりに経理担当が少ない企業はアウトソーシングを活用しているところが多くあります。

まとめ

経理業務の繁忙期は11月～5月、7月であるといわれています。

これらの時期は月次業務と年次業務が重なってしまうことが多く、業務効率化の基盤ができていない企業や、経理担当者が少ない企業だと繁忙期は猫の手も借りたいほどでしょう。

そんな繁忙期の負担を軽くする方法には、「細々とした事前準備」「システム化」「アウトソーシングの活用」が挙げられます。

まだどの方法も施策に取り入れていない企業は、ぜひ一度検討してみてください。

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