経理アウトソーシング（BPO）導入の目的　その２

前回に引き続き経理アウトソーシング（BPO）の目的について見ていきましょう。

前回：経理アウトソーシング（BPO）導入の目的を考えよう！

目的その２　コストダウンも合わせて模索する

人材のミックスでコストが削減できる

経理アウトソーシング（BPO）を導入する際の動機のひとつに「コスト削減」があります。

機械に置き換わるような業務であれば、人件費が浮いてコストが下がるということも納得がいくと思いますが、どうしても人が作業をしなければならない業務もあり、そのような業務にかかるコストが削減できるのか疑問に思われる方もいると思います。

それでは、なぜコスト削減が可能なのでしょうか？経理部門の人員が少ない場合で考えてみましょう。

経理業務は難易度に応じて概ね３つのレベルに分けられると思います。

　単純な入力業務

　簿記や会計等の一定の知識を要する業務

　高度な判断や専門性を要する業務

例えば、経理部員の人件費予算が１名しか確保できない場合に、右のような３つのレベルの仕事をこなすには、どのような人材が必要でしょうか？

難易度の高い業務もこなせるような人材を確保することが出来れば、業務は完了すると思います。

しかし、そもそもハイスペックな人材のコストが高い上に、単純な業務もそのようなハイスペックの人材に行ってもらうと効率も悪くなり、全体的なコストは増加します。

では、比較的人件費の安い方を採用した場合は、どうでしょうか？

この場合は、単純な業務や多少の知識で対応できる業務は、こなせるかもしれませんが、より高度な業務は実施が出来ず、その部分については外部の専門家に別途依頼することになり、結果としてコスト高になる可能性があります。

それ以外の方法として、安い人件費の方とハイスペックだけど人件費の高い方との２名を採用するという選択肢をとることもあると思いますが、この場合は２名分の人件費がかかるので、これまた高コストになりそうですね。

それでは、経理アウトソーシング（BPO）の場合は、どのような仕組みでコストがさがるのでしょうか？

アウトソーサーも人材を採用する必要がありますが、３つの難易度の業務ごとにそれぞれこなせる人材を採用します。

そして、それらの人材をうまくミックスさせて業務をこなすように調整します。

アウトソーサーであれば、他社からも業務を受託しているので繁閑を調整して業務に対応させることができます。

自社の業務しかなければ、繁忙期に合わせて人を採用した場合、閑散期は非常に暇になってしまいますし、閑散期に合わせて採用した場合は、繁忙期は人員が不足して業務が回らなくなってしまいます。

アウトソーサーの場合は、人件費の高い人材と低い人材を業務内容に応じて配置することで、全体のコストを一定水準に押さえることが出来るのです。

固定費から変動費へ

また、経理アウトソーシング（BPO）を導入すると間接部門のコストを固定費から変動費に変えられることも魅力の一つです。

間接部門の人件費は、会社の業績に関係なく一定かかるという意味で通常固定費として考えられます。

ただ、経理アウトソーシング（BPO）を導入した場合、経理アウトソーシング（BPO）の報酬は、取引量等に応じて増減することになりますので、会社が忙しくなればコストは増加しますが、会社の業績が芳しくなく取引量等が減った場合は、報酬は下がります。

このように通常固定費として扱われるコストが変動費化することも魅力なのです。

目的その３　この際業務プロセスも変えちゃいましょう

現状維持が生む非効率

前回はコストダウンについて触れましたが、コストダウンを可能にするのは何も人件費だけではありません。

日常業務を振り返ってみると次のようなことってないでしょうか？

　昔からの書式だから使っているが、似たような書類がいくつもありムダに書類作成をしている

　部門間の連携が悪く似たような業務を両部門で行っており、ムダが発生している

　システムを導入したけれど機能をうまく使いこなせていないため、システムとは別にＥｘｃｅｌ等で別途管理資料を作成している

などなどあえて複雑にしているわけではないのに、いつの間にかシンプルでない業務プロセスになってしまうことはままあります。

ついつい現状を変えることなく業務を遂行しているうちに、それがあるべきルールのようになってしまい、業務効率が悪くなってしまうのです。

業務効率が悪い中で業務を実施していれば、当然業務にかかる時間が長くなり、その分コストもかかります。また、業務プロセスが複雑になっていれば、間違えも起こりやすく、手戻りの時間も加味するとコストが増加することになってしまいます。

業務プロセスを改善することを通じてコストダウンを図ることも可能なのです。

業務プロセスの改善がうまくいくと次のような果実を得ることが出来きます。

　システムを有効活用して作業時間が大幅に下がった

　業務がシンプルになって作業時間が削減された

　業務が標準化されて、能力が低いスタッフでも作業が出来るようになった

　マニュアルが出来たので、人員の入れ替えが可能になった

外部だからドライに言えることもある

業務の非効率を改善するために経理アウトソーシング（BPO）を導入する企業も多いです。

経理アウトソーシング（BPO）を導入する際は、単純に現状の業務プロセスのまま業務を移管するのではなく、現状分析を行って、効率化できる部分を抽出します。そして、業務プロセスの改善を図った上で経理アウトソーシング（BPO）を実施するのが一般的です。

もちろん、経理アウトソーシング（BPO）を導入しなくても業務プロセスの改善を図ることは可能です。

ただ、同じ社内の人間同士で、現状の業務プロセスを見直すと言うことは、過去にその業務プロセスを導入した社内の誰かを責めることになってしまい、なかなか前に進まないものです。

そこで、外部のアウトソーサーを入れて、『業務の見直しを含めて経理アウトソーシング（BPO）を実施しよう』という方針がでれば、否が応でも現状分析から始まって課題や問題点を抽出して業務プロセスを改善することになります。

アウトソーサーは社外の人間なので、社内の人間が言えないようなことも第三者という立場を活かして言うことができます。

というよりも、アウトソーサーには業務プロセスを改善して、導入企業に貢献すべく責任もって業務を実践してもらわなければなりません。

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