経理業務の「クラウド化」とは？メリット・デメリットや活用方法5選

経理の「クラウド化」とはクラウド会計ソフトを導入すること

経理のクラウド化とは、ひとことで説明するとクラウド会計ソフトを導入することです。

現代日本において、企業や個人事業主の会計手段は、手書きの帳面ではなく会計ソフトを利用したものが主流になっています。

ただ、従来の会計ソフトはパッケージ商品として販売されており、

　電気店などでパッケージを購入し、自社のパソコンにインストールして使う

　パソコンを買い替えた場合は再インストールが必要

　新しいバージョンが出るためいずれ買い替えが必要

　ソフト自体はオフィス内のパソコンに入っているため外部から経理作業を進められない

といった手間や課題がありました。

音楽CDの販売がストリーミングサービスへ移行し、レンタルDVDショップが動画見放題サービスへ移行しているのと同様に、所有する必要性や場所にとらわれる面倒さから逃れるサービスとして開発されたのが、ネット上に会計ソフトやデータを保管する「クラウド会計サービス」です。

クラウド会計サービスを導入し、経理をクラウド化すると、これまで従来の会計ソフトに感じていたさまざまな不満を解消できます。

経理をクラウド化するメリットは場所や時間の制限がなくなること

経理をクラウド化するメリットは、次の3つです。

メリット1：会計ソフトのバージョンアップを考える必要がない

パッケージタイプの会計ソフトは、「○○2018」「○○2019」といった形で、定期的に新しいバージョンが追加されていました。

基本的な機能は同じでも、税制が変更したり、消費税が変わったりした場合は古い会計ソフトで対応できないため、定期的な会計ソフトの更新が必要になります。

その点、クラウド会計ソフトは、各会計ソフト会社のサーバー上にソフトや会計データを保管しているため、常に最新バージョンの会計ソフトを利用可能です。

「買い替えの手間がない」だけでなく、「ソフトのインストール・再インストールも不要」なので、会計ソフトを管理する手間を大幅に軽減できるでしょう。

メリット2：いつでも・どこでも経理データを共有・編集できる

経理をクラウド化した場合、「インターネット」と「ネットにつなげる端末」さえあれば、24時間いつでもどこからでも経理業務を進めることができます。

さらに、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから経理をすることも可能です。

経理をするために会社で残業をする、経理処理が残っているから出先から直帰できないといった面倒さから解放されます。

また、データ共有も簡単です。

顧問税理士や会計事務所にログイン権限を与えていれば、来社してもらうことなく帳面などをチェックしてもらえます。

経理のアウトソーシング会社へ書類を送付し、領収書や請求書の内容を自分たちのかわりに入力してもらうことも可能です。

メリット3：セキュリティーが強固でバックアップを失うリスクも低い

製品にもよりますが、企業の経理情報を預かるクラウドサービスは、基本的に世界基準のセキュリティーを誇るサーバーなどを利用しています。

ログインIDやパスワードなどを漏らさない限り、会社のサーバーがクラッキングされても経理情報を守れるでしょう。

また、自社内に経理データを置いていないため、火事や災害などでオフィスが半壊しても、データを紛失する心配がない点も大きなメリットです。

経理をクラウド化するデメリットは操作性やランニングコストなど

経理のクラウド化には、次のようなデメリットも存在します。

デメリット1：クラウド会計サービスの使い方に慣れる必要がある

パッケージタイプの会計ソフトからクラウド化した会計サービスに乗り換えた場合、クラウド会計サービスそのものの操作方法を覚え直す作業が必要です。

とくに、会計ソフトの会社を変える場合は、慣れない操作画面に戸惑うことになるでしょう。

デメリット2：毎月または毎年継続的にコストがかかる

常に最新版のクラウドソフトを利用できるクラウド会計サービスは、基本的に月額または年額契約です。

サービスを利用しつづける限り維持費がかかるため、長期的に見ると買い切り型の会計ソフトより費用はかさみます。

デメリット3 ：小口現金を使った取引が多い場合は十分に強みを活かせない

クラウド化されている経理ソフトは、ネットバンクの明細やクレジットカードの履歴などを自動取得し、仕訳することが可能です。

ただ、飲食店など、現金を使った取引が多い場合は、結局手作業で記帳する必要があるため、明細自動取り込み機能の恩恵を得られません。

データ共有や在宅勤務！「経理のクラウド化」をどのように活用する？

経理のクラウド化を導入すべきか迷っている場合は、次に紹介する5つの活用方法の内、当てはまるものがあるかどうかを基準にしましょう。

活用方法1：会計データを支社間で共有する

経理をクラウド化すると、離れた支社間でも会計データを瞬時に共有することができます。

複数店舗の業績をチェックして問題点や改善点を調べたり、削減できる経費を探したりすれば、会社の経営状態をよりよいものにできるでしょう。

また、合同会議などをする際に、毎回データを自社へ取りに戻る必要がない点も大きな強みです。

活用方法2：在宅勤務で経理スタッフの負担を軽減する

経理のクラウド化によって、「自社のオフィスで会計業務をする必要性」がなくなります。

在宅でも作業できるようになれば、配偶者の転勤や出産などでやむなく退職していた事務職員にも、これまでどおり働いてもらうことが可能です。

活用方法3：出先や出張先で即時に経理業務を終えてしまう

簡単な記帳方法を各社員に覚えてもらえば、営業スタッフに売上や経費をその場で記帳してもらい、経理業務そのものを圧縮することもできます。

活用方法4：経理アウトソーシングサービスを使って日常的な経理の手間を軽減

クラウド化した経理ソフトは、ログインIDとパスワードさえあればどこからでもアクセス可能です。

記帳代行などを利用する場合も、相手に来社してもらう必要がないため、気軽に経理のアウトソーシングを利用できるようになるでしょう。

活用方法5：明細取り込み機能を使って日々の経理業務を効率化

多くのクラウド会計ソフトには、クレジットカードやネット銀行の明細を取り込む機能がついています。

引き落としや入出金データを各会計科目へ振り分けるだけで日々の記帳が終わるため、ネット中心に入出金をしている企業にとっては非常に便利です。

まとめ

経理をクラウド化することによって、日々の経理業務による負担を軽減したり、優秀な経理スタッフを確保したりすることができます。

ただし、すべての企業に経理のクラウド化が向いているわけではありません。

自社のビジネス内容やコストを考えて、メリットが多い・便利だと感じたら、経理システムのクラウド化を検討しましょう。

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