私はこうして悩みを乗り切った！経理担当者の「あるある話」8選

会社には営業や製品開発、総務、人事など様々な部署がありますが、お金を扱う経理部門は独特の性格を持っています。

経理部門は、簿記・会計といった専門知識・スキルが要求されるため比較的、異動が少なく、その部署ならではの「あるある」を経験しやすい部署といえるでしょう。

そこで今回は、経理担当者が直面する悩みや問題を「あるある8選」として取り上げ、その解決方法をご提してゆきます。

大量の経費精算書類がまとめて提出される

一回でまとめて書類を提出したい営業部門と閑散期のうちにチェックや仕訳入力を行いたい経理部門とで利害が対立している事例です。

営業部員にとっては、月に何度も上長に申請書に承認をもらいに行くのも、経理部門に書類を提出しに行くのも手間な作業。経理部門で働く方の中には、〆切間近に提出された書類の山を見て、途方に暮れた経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

解決方法：経費精算ソフトの導入

経費精算システムの導入がひとつの問題解決策となるでしょう。

経費精算システムではＷＥＢ上で経費精算の申請・承認を行う事ができます。申請者にとっては、書類を持って上長に承認印を貰いに行く手間が省けますし、承認者にとっても、事務所にいなくても部下の申請内容をチェック・承認する事が出来ますので、外出の多い営業部門にとっては、メリットの多いシステムであると言えるのではないでしょうか。一方、経理部門にとっては、領収書の原本などが提出される前から、ＷＥＢ上で申請内容のチェックが始められますので、業務量の平準化効果が期待されます。

申請書の内容が不正確

経費精算の申請を行うのは、経費を利用したそれぞれの従業員であり、経理に詳しい方ばかりではありません。日付、金額、科目の選択に誤りがあるという事もしばしば発生します。

解決方法：領収書・レシート自動読み取りアプリの活用

領収書・レシートの読み取りができるアプリやシステムの活用で問題は解消できるでしょう。

領収書等をスマホで撮影するだけで内容を読み取り、自動入力してくれるアプリケーションの普及が進んでいます。このような新しいツールの取入れる事で、入力ミスもチェックの手間も軽減されてくるものと思われます。

営業部門に嫌われがち…

外出や打合せの多い営業部門メンバー。経費精算の頻度も多く、忙しい合間をぬって経費精算書類の提出しているとう方も多くいらっしゃるのでは無いでしょうか？

しかし、営業部門から出された領収書の中には経費として適切ではないと思われるものが含まれていたり、科目の選択が正しいのか判断がつかなかったり、というケースも発生します。経理部門では、支出の理由を明らかにしておかなければなりませんので、不明点があれば申請者に問合せる事になります。

その結果、営業部門からは「経理は細かい」「営業の仕事を理解してくれない」etc.と煙たがられてしまう事も珍しくありません。

解決方法：相手の部署とのコミュニケーションをしっかり取り、協力し合える関係を構築する

経理から営業の人に対して、問合せへの回答には協力的になってほしい、書類提出の締め切り日を守ってほしい、などと要求ばかり突き付けても、お互いの関係はよくなりません。

普段からコミュニケーションをとる事を心掛け、円滑な人間関係をつくりましょう。

税制・会計基準改正への対応が大変

2018年　年収850万円超会社員の所得税増税　など

2019年　消費税率変更　など

2020年 5Gなどデジタル分野への投資促進のための法人税減税　など

税制の改正は毎年行われています。日常業務に追われる中で、改正内容を精査し、自社に与えるインパクトの確認や対策方法の考案を行わなくてはなりません。

解決方法：セミナーに参加して効率よく理解

財務省や税務署の発行物に目を通す事はもちろん大切ですが、会計事務所や税理士事務所などが主催しているセミナーへの参加もお勧めです。かみ砕いた言葉、具体的な事例などを含めた解説は、短時間で改正内容の趣旨を理解するのに有効な手段といえるでしょう。

小口現金管理が手間

ある程度まとまった現金を小口現金係に渡しておき、日々の小さな出費を小口現金で精算します。常に現金が手元にあるため、残高のチェックや管理も厳密に行う必要があり、負担の大きな業務と感じる担当者も多いといわれます。

解決方法：現金による精算を無くしていく

小口現金以外の方法に切り替えましょう。少額の立替であれば、振込による経費精算に切り替える事がお勧めです。利用金額が大きく、社員に負担させるのは少し可哀そう、という事であれば、コーポレートカード（会社名義のクレジットカード）の利用を検討されては如何でしょうか。

相談相手が少ない

中小企業の場合、経理部門の構成人数は、自分も含めて2～3人というケースも。分からない事象が出てきた時に、相談相手がいないという事態も起こりうるのではないでしょうか。

解決方法：セミナー参加等で自己研鑽を

各種のセミナーに積極的に参加して、最新の生きた情報をつかみましょう。また、こうした場で人脈をつくり、情報交換を行ってみてはいかがでしょうか。自分とは異なる組織、社風の中で働く人の意見や実例の中に、自社の問題解決に活用できそうなヒントが隠れているかもしれません。

社外の方との付き合いが少ないので名刺がいつまでも残る

経理部門は比較的社外の人との打ち合わせが少ないため、せっかく作った名刺を使う機会多くありません。

その結果、大量に残った状態で担当・役職が変わってしまい、新たに作り直すことになってしまいます。

解決方法：どのくらい名刺を作るべきか、上司・先輩に事前に尋ねておきましょう

名刺を何枚作るべきか、前もって上司・先輩に尋ねておくと、過剰に作らずに済むでしょう。

また、スマホなどで使える電子名刺・デジタル名刺を使用し、紙の名刺を使わないようにするのも1つの方法といえます。

繁忙期の業務量が凄まじい

長期連休明け、決算期、四半期決算期など、経理部門には業務量が急激に増加する時期があります。勉強する時間もプライベートで遊びに行く時間も、それどころか、寝る時間さえも確保が難しい…

こんな経験をされた事のある経理担当者も少なくないものと思います。

解決方法：解決方法：閑散期の時間の有効活用。アウトソーサーの利用

プライベートの予定は定時で帰りやすい閑散期の時間を上手に活用しましょう。また、社内の業務ボリュームを全体的に減らして行くためにはアウトソーサーの利用も有効です。アウトソーサーは様々な効率化ノウハウを持っています。自社で時間がかかる作業もアウトソーサーに依頼する事でタイムリーに仕上げてくれるでしょう。

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まとめ

何かと悩みの多い経理業務ですが、もし問題が起こったら、1人で抱え込まずに、上司や同僚、あるいは他部署の方にできるだけ相談し、助け合いながら解決の道を探りましょう。

アウトソーシングに興味をお持ちの方、アウトソースを検討しているけれど、どの業務を切り出してよいのか分からないという方は、是非CSアカウンティングへお問い合わせ下さい。

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