お役立ちコラム

領収書等のスキャナ保存

領収書や請求書等書類の保存期間は税務上決まっていますが、社内のスペースが足りないため、倉庫に送って保管しています。スキャナで領収書等を読み取って電子データの形で保存すれば原本は廃棄してよいと聞きましたが、必要な条件を教えてください。

書類のスキャナ保存を行いたい場合はまず税務署への事前申請が必要です。スキャナ保存は社内すべての書類を行う必要はなく、申請対象の書類が、どの業務のどの過程で作成または利用する文書か明確であれば部分的に行うことが可能です。

 

  1)申請に必要な書類

・承認申請書

  ・添付書類(システムの概要、事務手続の概要等)

    2) 届け出期限

     ・保存開始の三か月前の前日

 

  保存の要件は下記の通りです。

1)真実性を確保するための要件

①  書類作成または受領後に速やかにスキャニングをおこなう

②  一定水準以降の解像度およびカラー画像により読み取られている

③  一般財団法人日本データ通信協会タイムスタンプが付与されている

④  データの入力・修正・削除の履歴が保持されている

⑤  国税書類の受領から入力までの各事務を複数人でおこなう体制、定期的な検査体制、不備の場合の再発防止のための改善体制が整っている

 

2) 可視性を確保するための要件 

①  画面・書面に整然とした形式かつ明瞭な状態での出力が可能である

②  スペック要件を満たしたディスプレイ及びカラープリンタを備えている

③  スキャナ保存する文書と国税関連帳簿との相互関連性が確認できる

④  日付・金額による範囲指定、記載項目等での複合的な検索機能が可能である

  

<参考>

国税庁HP

電子帳簿保存法関係パンフレット

http://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm

 

電子帳簿保存法Q&A

http://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07index.htm

 

執筆者:有馬

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