電子帳簿保存法と業務効率化の密接な関係

掲載日：2022年7月25日

電子取引とは

今回の「義務化」の対象となっている電子取引ですが、具体的には下記手段による取引情報の授受が該当します。

電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データなど
特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

経理部や総務部の担当者が相手先から直接電子取引を授受するケースであれば、その担当者が各種要件を満たして電子保存をすることにより義務化に対応できますが、問題は「従業員が立て替えた経費の電子取引」です。
従業員が一時的に立て替えた経費に掛かる電子取引も、今回の電子保存義務化の対象となっています。
ここでお伝えしたい実務上重要なポイントは、Excelや紙で立替経費の精算を行っている企業の場合は「立替経費の電子データを従業員からどうやって回収するか？」ということです。

従業員立替経費の電子取引とは

従業員立替経費の電子取引とは、一般的には下記のようなものが該当します。
従業員がＡｍａｚｏｎで事務用品を個人アカウントにて購入した。
従業員が出張の際にインターネットでホテル予約をし、その宿泊代金を立て替えた。
納品時や代金決済時に受領する納品書や領収書をもって立替経費の精算を行っている場合であれば大きな影響は生じません。
ですが例えば「Ａｍａｚｏｎの注文画面の印刷」や「ホテル予約画面の印刷」を経費精算の根拠資料として従業員に提出させて会社保管をしている場合、２０２４年１月以降は紙印刷ではなく、その画面キャプチャデータを従業員から提出してもらう必要があります。
従業員側からすると、Ａｍａｚｏｎで従業員の個人アカウントにて購入した場合、その注文結果は個人アカウント・個人メールアドレスに保存されるため、従業員は個人メールアドレスを使用して画面キャプチャや注文結果メールなどの電子データを会社へ提出する必要がでてきます。
精算を行う経理担当からすると、従業員が申請してきた立替経費についてどれが電子取引なのかを特定し、それらが漏れなく電子データにて提出されているかを確認する業務が新たに発生します。
つまり立替経費の精算業務については、法改正がスタートする２０２４年１月から大きな事務負担の増大が見込まれるということです。

小口現金による立替経費精算をやめてみよう

この精算事務負担の増大リスクは、特に小口現金や仮払精算を導入している企業で発生が見込まれます。
対処として一番確実なのは小口現金などをやめて、経費精算のフローをシステム化する方法です。

コーポレートカードやデビットカードを従業員に貸与する。
経費精算システムを導入し、カード利用明細とシステムをＡＰＩ連携により連動させる。

２０２０年の電子帳簿保存法改正により、クレジットカード等の利用明細を「データの訂正削除不可又は訂正削除の履歴が残るシステム」に保存させている場合、それぞれの取引に係る領収書について書面により保存する必要がなくなりました。
申請時の金額誤りや精算時の集計誤りといった人的ミスも排除することができ、電子帳簿保存法への対応と業務効率化の２つを同時に達成することができます。
また、電子取引の電子保存と同時に検討されるであろうスキャナ保存についても、スキャナ保存対応済みの経費精算システムを選べば、経費申請時にスマートフォンで撮った領収書の写真データを添付することが出来るので経費精算業務のペーパーレス化も実現できます。
業務効率化や生産性の向上が叫ばれる中、経費精算システムは近年高い注目を浴びてくるようになりましたが、この電子保存義務化２年間猶予の間は更に導入する企業が増えてくると言えるでしょう。
なお経理の実務上、クレジットカード明細の記載だけでは勘定科目や消費税が不明なケースもありますので、ペーパーレスが実現できたとしてもそれぞれの根拠資料については保管するのが望ましいといえます。

おわりに

電子帳簿保存法への対応は、それぞれの企業でそれぞれのやり方が元々あるため、画一的な対処手段がなく、自社に合った方法が何かを考えているうちに時間だけが過ぎてしまいます。
組織全体の抜本的な見直しやシステムの大掛かりな刷新が難しい場合、まずは「どこに無駄があるか」をピンポイントで特定し、その無駄の削減に取り組みつつ電子帳簿保存法にも対応していくという目線が重要です。
立替経費の精算業務をアウトソーシングし、専門家のノウハウを享受しながら業務の効率化やシステム導入を進めていく方法もあります。
業務のアウトソーシングについて詳しく知りたい場合には、ＣＳアカウンティング株式会社までお気軽にお問い合わせください。

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