お役立ちコラム

給与明細書をWeb配信に切り替える際に気を付ける点について

コスト削減のため、外部サービスを利用して給与明細書をWeb配信に切り替えようと検討しています。これについて注意すべきことはありますか?

受給者の事前承諾が必要です。

『給与の支払者は、受給者への書面による給与所得の源泉徴収票及び給与等の支払明細書の交付に代えて、その受給者の承諾を得て、その給与所得の源泉徴収票等に記載すべき事項を 電磁的方法により提供することができる』とされています。

受給者からの事前承諾について、その方法や内容は具体的には定められてはいませんが、「あらかじめその用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、電磁的方法又は書面で承諾を得ること」とされていますので、受給者それぞれの意思が確認できる方法で承諾を得る必要があります。

 

なお、承諾しない方や承諾した方でも書面での交付を希望される方については、書面により交付しなければならないと定められています。

 

また、交付方法についても一定の条件がありますが、外部のサービスであれば基本的に条件を満たしていると思いますが、配信方法や機能についても一通り確認したうえで選定されるのが良いでしょう。

 

 

 

 

 

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