お役立ちコラム

【マイナンバー制度】で人事・総務業務への負担増!


©123RF

平成27年10月より住民票を有する全ての方に通知される個人番号(マイナンバー)。平成28年1月からは行政機関における社会保障・税・災害対策の分野でマイナンバーの利用が開始されました。今回は、企業の中でも負担の重い人事・総務業務がどのように変わり、どの様に対応すべきかを解説します。

 

 

社会保障・税分野の多くの各種手続書類に、マイナンバーの記載が必要に!

 

◆健康保険/厚生年金保険関係 【平成29年1月1日提出分より】

被保険者資格取得届・喪失届・被扶養者異動届、算定基礎届、月額変更届、各種給付金申請書 等

 

◆雇用保険関係 【平成28年1月1日提出分より】

被保険者資格取得届・喪失届、離職票、育児休業給付金支給申請書、高年齢雇用継続給付申請書 等

 

◆税務関係 【平成28年分より】

源泉徴収票、扶養控除等(異動)申告書、財産形成非課税住宅貯蓄申告書、報酬に関する支払調書 等

 

 

現在在籍しているすべての従業員と、新規に雇用する従業員に対し、原則的に以下の対応が必要となります。

 

<マイナンバー取得例>

 

<取得したマイナンバーの情報安全管理>

●マイナンバーを含む個人情報は、【特定個人情報】に該当し、特別な対応が必要となります。

●就業規則等であらかじめマイナンバーの利用目的等を明示する必要があります。

●退職後は一定の法定保存期間を過ぎたら、確実な廃棄処分を行う義務があります。

※なお、特定個人情報を不正提供した場合、4年以下の懲役または200万円以下の罰金が科せられます。

 

 

まとめ

 

マイナンバー制度の導入に伴い、法令違反がないよう従来の業務フローを見直す必要があり、その結果、総務・人事業務に負担がかかるようであれば、新システム導入や、マイナンバーの取得および管理業務自体を業務委託した上で、法令順守の運用をかんがえていくのもひとつの方法です。

(広報誌「こんぱす 2015年夏号」より抜粋)

 

関連ページ:

マイナンバーサポート|サービス紹介

執筆者:染野

 

関連コラム

家族のマイナンバー収集
従業員の家族のマイナンバーは収集しなくてはならないのでしょうか?収集時の注意点があれば教えてください。
マイナンバーの番号確認書類について
「個人番号カード交付申請書 兼 電子証明書発行/更新申請書」を従業員より提出をしてもらいましたが、この書類は番号確認書類として良いでしょうか?
住所変更をした従業員のマイナンバー通知カードについて
住所変更をした従業員はマイナンバー通知カードについても届出をして住所変更する必要があるのでしょうか?
従業員からマイナンバー(個人番号)の提供を拒否された場合、どのように対応すればよいですか。
従業員からマイナンバー(個人番号)の提供を拒否された場合、どのように対応すればよいですか。
マイナンバー制度導入に伴う各種様式の変更について
年末調整も近づき、マイナンバー制度導入に伴う届出各種様式の変更について再度確認したいですのですが何か便利なツールはありますか?

当サイトの情報はそのすべてにおいてその正確性を保証するものではありません。当サイトのご利用によって生じたいかなる損害に対しても、賠償責任を負いません。具体的な会計・税務判断をされる場合には、必ず公認会計士、税理士または税務署その他の専門家にご確認の上、行ってください。