【マイナンバー制度】で人事・総務業務への負担増！

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平成27年10月より住民票を有する全ての方に通知される個人番号（マイナンバー）。平成28年1月からは行政機関における社会保障・税・災害対策の分野でマイナンバーの利用が開始されました。今回は、企業の中でも負担の重い人事・総務業務がどのように変わり、どの様に対応すべきかを解説します。

 

 

社会保障・税分野の多くの各種手続書類に、マイナンバーの記載が必要に！

 

◆健康保険／厚生年金保険関係　【平成29年１月１日提出分より】

被保険者資格取得届・喪失届・被扶養者異動届、算定基礎届、月額変更届、各種給付金申請書　等

 

◆雇用保険関係　【平成28年１月１日提出分より】

被保険者資格取得届・喪失届、離職票、育児休業給付金支給申請書、高年齢雇用継続給付申請書　等

 

◆税務関係　【平成28年分より】

源泉徴収票、扶養控除等（異動）申告書、財産形成非課税住宅貯蓄申告書、報酬に関する支払調書　等

 

 

現在在籍しているすべての従業員と、新規に雇用する従業員に対し、原則的に以下の対応が必要となります。

 

＜マイナンバー取得例＞

 

＜取得したマイナンバーの情報安全管理＞

●マイナンバーを含む個人情報は、【特定個人情報】に該当し、特別な対応が必要となります。

●就業規則等であらかじめマイナンバーの利用目的等を明示する必要があります。

●退職後は一定の法定保存期間を過ぎたら、確実な廃棄処分を行う義務があります。

※なお、特定個人情報を不正提供した場合、4年以下の懲役または200万円以下の罰金が科せられます。

 

 

まとめ

 

マイナンバー制度の導入に伴い、法令違反がないよう従来の業務フローを見直す必要があり、その結果、総務・人事業務に負担がかかるようであれば、新システム導入や、マイナンバーの取得および管理業務自体を業務委託した上で、法令順守の運用をかんがえていくのもひとつの方法です。

（広報誌「こんぱす 2015年夏号」より抜粋）

 

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執筆者：染野