経理業務の効率化するための会計ソフトの使い方

今回はペーパーレス化と業務効率化について考えたいと思います。

単にペーパーレス化だけしても業務の効率化にはたどり着きません。

業務フローの見直しが必須です。

令和3年度税制改正において、電子帳簿保存法が改正されましたが、この背景には、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に資するため」とあります。

生産性が向上するためのペーパーレス化、システム導入について順を追ってみていきましょう。

ペーパーレス化の一般論

ペーパーレス化といえば、何を思い浮かべますか？

保管スペース・コストの圧縮、資源の削減、業務効率化、在宅勤務、セキュリティ向上・・・。

保管スペースの圧縮については、すぐにできそうです。紙で保管している資料を単にPDF化するだけだから。

でもこれって、「PDF化する時間」が多くかかりませんか？

保管スペースは削減されても手間が増えるので、まず面倒・・そう思ってしまいます。

でもペーパーレス化が「業務効率化」につながるのであれば、やる意味があります。

そしてそれが、最終的にはコストの圧縮、資源の削減、在宅勤務の推進、セキュリティ向上につながっていくのです。

ペーパーレス化の２類型

ペーパーレスを２種類に区分してみます。

　１つめは、電子化文書、電子化データです。

これは、紙をPDFしたものや領収証の画像データです。

確かにこれをやると保管スペースは削減されますし、資料をデータ化し整理できるので、検索するのに便利です。

しかしこれだけやっても業務効率化に対する大きなインパクトにはなり得ません。

２つめは、電子文書、電子データです。

これは、ソフトウェアで作成し保存された文書、EDI（Electronic Data Interchange）、会計ソフトなどで作成したデータなどのことです。

これらを活用し、今までは人間が行ってきた作業をRPA導入により自動化できたり、ソフトウェア間で連携することの可能性が広がります。

業務フローの見直しが必要となりますが、業務効率化に大きく貢献してきます。

電子データ化：預金

インターネットバンキングを利用されている企業は多いと思います。

これを活用することで、業務の効率化はできないか、考えてみました。

インターネットバンキングは残高照会や振込ができること以外にも便利な使い方があるんです。

最近では、インターネットバンキングのデータをCSVデータで抽出し、会計ソフトに取り込んで仕訳入力ができてしまう、そんなソフトが出てきています。

会計ソフトの中には、データをそのまま連携できるものもあるし、少しデータを変換することによりこの自動仕訳が可能となっているものもあります。

この機能を使えば、日々の単純な取引についての会計入力作業ならあっという間に完了です。

電子データ化：証憑

前述したとおり、証憑の電子化だけでは業務効率化には不十分です。

一番の効率化は、受領した証憑類（領収書等）をスキャンしたらそれがそのまま会計帳簿に自動入力されること、ですよね。

現在、色々な会計ソフトがそれを可能にできています。しかしコストはソフトウェア会社によって様々です。

業務効率化によるコストダウンの影響と比較して決めるのが良いと思います。

システム導入までしなくても・・・という場合には、エクセルシートに証憑類の情報を転記して、それを会計システムに仕訳連携する方法もあります。

ほとんどの会計ソフトはエクセルもしくはCSVデータ連携が可能です。

エクセルシート作成に手間はかかりますが、一枚一枚領収書等を見ながら仕訳入力するよりも正確性が増し、効率的になる部分もあると思います。

ソフト連携

ソフト連携にはどのようなものがあるのでしょうか。

BtoBプラットフォーム、マネーフォワード、楽々精算、Major Flow等々があるかと思います。

このようなソフトの中には、会計情報の自動入力のみならず、請求書発行や経費精算、給与計算もできてしまうものもあります。

会計入力は専門家に外注することにより、効率化や正確性の向上を図ることが出来るかもしれませんが、請求書発行や経費精算は会社独自の業務として残し、自社内で効率化、コスト削減を検討していくと考えている会社もあるかもしれません。

そう考えると、会社が効率化したい業務（請求書発行、経費精算など）に関する機能を備えたソフト選択が必要となってきます。

最近のソフトでは、請求書発行・経費精算の情報をそのまま仕訳連携できる機能も普通に兼ね備えているものも多いです。

また、来年より施行される改正電子帳簿保存法に対応するためのソフトを考えるのであれば、JIMA認証のものを参照してみるのもよいと思います。

ソフト間の比較をする際には、請求書発行のみならず受領の場合も電子化したい、毎回繰り返す請求項目についてを効率化したい、データ管理をクラウド化したい、他ソフト間と連携は可能かどうか、何かに特化したサービスを求めるのか、使い勝手はどうか、コスト比較、等々、会社内で、どの分野の効率化を行い、初期費用を投下してもなおコスト削減につながるかどうかも検討する必要があります。

現状分析

インターネットバンキングの導入を済ませている会社は、それを利用して仕訳連携することについては、割とすぐに取り組める内容です。コストもあまりかかりません。

また、インターネットバンキングを利用していれば、コストをかけることなく電子納税も可能ですし、銀行窓口に行く必要がないため、在宅勤務の状態で納税することができます。

しかし証憑類を使って業務効率化するためには、色々な検討事項があります。システム導入も不可欠となりますし、電子帳簿保存法に対応するためにその影響を受けてきます。

電子帳簿保存法を理解する必要がありますし、それを社内に周知し、理解してもらわなければなりません。

そして業務フローの見直しが必然となりますので、ソフトウェアの仕様についての理解や、部門間を超える連携、といった地道な作業が必要になります。

今の世の中の動きは？

今、世の中では経済社会のデジタル化が求められています。

生産性の向上が求められています。

データ連携、ソフトウェア連携化を進めていくことにより、業務時間を圧縮し、より専門的な分野に人と時間を集約することができるようになります。

非効率な部分を分析し、これを次々と効率的な働き方にチェンジしていくことにより、残業を減らしていけるのです。

新しい業務フローを導入して新しいやり方で業務を遂行するときには、はじめは労力やコストがかかります。

それでも最終的に大きな時間短縮やコストダウンが図れるのであれば、やってみる価値はあるのではないでしょうか。

執筆者：西山、山梨

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