Ｃ社の経理部は、近年退職者も出ず、安定した人員で経理業務を順調にこなしています。一方で、経理部の業務は支払と入金、請求書発行や伝票起票が集中する月末から月初に繁忙期が集中しています。

以前は、繁忙期だけ派遣社員を頼んでいた時期もありましたが、必ずしも経理業務に長けた派遣社員が来るとも限らず、忙しい時期に教えながら仕事をこなす、というのがかえって社員の負担となっていたこともあり、正社員の採用にふみきりました。その結果、繁忙期については過剰な負荷がかからないようになりましたが、繁忙期以外の期間は、人があまっている状態になっています。

当然ながら、固定給は保証されていますから、人員を増やしたことによりコストは増加しています。

そこで、上層部からのコスト削減の要請もあり、通常時期に合わせた人員を配置し、過剰な人員は人材が不足している部署へ異動させ、一部の業務を経理アウトソーシング（BPO）することを決定しました。

Ｃ社において最も業務負荷のかかる月末から月初の業務を洗い出した結果、次のようなものが経理アウトソーシング（BPO）の対象業務としてあげられました。

• 販売管理における請求書発行・封入・発送業務、入金消込業務
• 月末の経費未払計上
• 月末経費の支払データ作成
• 月末の支払伝票起票

このうち、販売管理は、会社にとって重要なコア業務であり、社内とのリレーションも必要になることから、販売管理ソフトへの計上、得意先への督促の業務は社内に残すこととし、それ以外のルーティンワークに社外のリソースを活用することとして、アウトソーサーの選定を開始しました。

いくつかのアウトソーサーと面談した結果、アウトソーサーから、複数のソフトへ同じようなデータを投入しており、非効率になっているのではないかという指摘がありました。
Ｃ社内でも、毎回課題として上がる事項ではありますが、すべての業務を横断的に管理できるＥＲＰソフトの購入には膨大な資金がいること、また、今まで利用していたソフトが変更になることへの営業部門からの反発もあり、思うようにソフト面での効率化は進んでいないという現状を説明しました。

その結果、アウトソーサーからは次のような提案がありました。

販売管理ソフトと会計ソフトとの連携ツールをアウトソーサーが作成し、販売管理ソフトからデータを取り込むことにより、会計ソフト側で売上と入金の仕訳が自動計上できるようにする
会計ソフトのオプション機能を活用し、経費の未払計上と支払の伝票が自動で作成できるようにし、さらにインターネットバンキングに利用できるデータも、オプション機能から自動で出力できるようにする

もちろん、ツールの作成やオプション機能の購入は無料ではありませんから、コストは発生します。ただ、そのような機能を実現できる統合型のソフトの購入に比べて、比較にならないほど安価な費用で済むということを知り、連携ツールの作成と、対象業務の経理アウトソーシング（BPO）をすることを決定しました。

Ｃ社は、このように連携ツールを活用することにより、初期コストが発生したものの、その後の業務が効率化されたことにより、当初想定していたコストよりも、経理アウトソーシング（BPO）コストを抑えることができました。また、各ソフトを連携させることにより、今まで行っていた各ソフト間の数値の照合の手間が省けるようになり、少ない投資で効率化を実現することができたのです。

さらに、人員数を適正化することにより、繁忙期以外に暇になりすぎて、効率化を考えないようになっていた空気が、社員のほうから新たな提案などが生まれるように変わってきたという効果も生まれ、経理アウトソーシング（BPO）導入による更なる成果を得ることができたのです。

今回のケースは業務の平準化を図るために経理アウトソーシング（BPO）が利用されたケースですが、最近は派遣会社の中には月末月初だけといった繁忙期だけに人を送り出してくれる会社もあります。その分やや単価が高いケースも多いようですが、１ヶ月恒常的に依頼するよりもコスト自体は安くすることになるので、そのような使い方をして、平準化をはかることを検討するのも一つかもしれません。

今回のケースを参考にしていただき、経理アウトソーシング（BPO）を検討する際に、お役に立てられれば何よりです。