経理アウトソーシング（BPO）導入事例　その４

No10　経理アウトソーシング（BPO）導入事例　その４

経理アウトソーシング（BPO）の実際の導入事例シリーズのその４です。

自社の置かれている環境と似ているケースもあるかもしれませんので、経理アウトソーシング（BPO）導入の適否の参考にしてみて下さい。

【ケース４】非効率な業務を行っているが、業務改善をする時間がとれない

まだまだアナログな経理の世界

Ｄ社は近年、急成長している会社です。

一方で、経理部内の業務をシステム化したいという要望は以前からあるものの、いっこうに進んでいません。

そのため、そのときそのときに必要なものを都度購入又は社内で作成してきた結果、

　経費精算システムを利用しているが、会計ソフトへの計上は手入力

　売上の管理は社内で作成したアクセスデータを使用しており、使い勝手が悪く改修したいが、作成者がすでに退職しており、メンテナンスができない

　原価管理はエクセルで行っているが、会計の数字と合わず、照合に膨大な時間を費やしている

　共通経費を各部門へ配賦するため、別途エクセルで管理している

といった問題が生じ、ひとつひとつは純然たるアナログではないものの、各資料が連携していないことにより、同じような処理を何度も行うことになり、かなりの手間を要しています。

経理部門のシステム導入には大きな壁が

このような状況から脱却するため、新しい基幹システムを導入し、複数の業務を１つのシステムの中で行えるという環境の構築を目指しました。

ただ、ここに大きな壁が立ちはだかります。システム業者に相談したところ、販売管理ソフトも含めた経理まわり全体のソフト変更の提案を受けましたが、その金額は当初予算として想定していた金額を大幅に上回るものとなっており、そのような予算はねん出できそうにありません。

一般的に、基幹システム導入には多額の資金が必要となりますが、経理部門は残念ながら、会社の中では利益を生み出す部門ではありません。

また、長期的に見れば人件費の削減につながるとはいえ、一度に出ていく投資額はその会社にとって少なからぬ額でした。

さらに、機能としてはＤ社には十分すぎるものが備わっており、正直、もう少し少ない機能で安価なソフトはないものだろうか・・・と頭を悩ませておりました。

アウトソーサーのシステムを活用する

まずはシステムに頼らない範囲で効率的な業務ができないか、と考えたものの、そもそも非効率な業務を行っており、そのような検討をする時間自体がとれないまま時間だけが過ぎていきます。

そんな中、社員が一人退職することを機に必要にせまられて、アウトソーサーへの委託を検討することとなりました。

当初は、退職予定の社員が担っていた伝票起票と経費精算書類のとりまとめ、支払業務について委託できる先を探していましたが、その中のアウトソーサーから「業務の効率化のために当社のクラウドサービスを利用してはどうか」という提案がなされました。

クラウドサービスの活用で低コストでの効率化を実現

アウトソーサーが提供している会計ソフトのクラウドサービスの中では、問題のほとんどが解決される機能が備わっていました。

　外部ソフトから出力したデータの取り込みが可能なため、経費精算ソフトから出力したデータにより自動で仕訳を作成することができる

　経費精算ソフトによってはAPI連携が可能で、データの取り込みがよりスムーズ

　販売管理ソフトを利用することにより、残高や滞留管理はもちろんのこと、会計ソフトへの連携も可能で、利便性が向上

　販売管理ソフトも入金元口座情報をもとに消込を自動で行ってくれるので、消込にかかっていた時間が大幅に削減可能に

　原価計算やプロジェクト管理が会計ソフト内で可能になり、別途資料作成が不要に

　共通経費の自動配賦計算が会計ソフト内で行えるため、Ｅｘｃｅｌの作成が不要になり、複数の配賦基準による配賦も可能に

Ｄ社は、アウトソーサーが提供しているクラウドサービスを利用することを決定し、あわせて退職者の業務を経理アウトソーシング（BPO）することとしました。

クラウドサービスを利用することにより、効率的な業務フローが構築できただけでなく、維持コストも抑えることが可能になり、サーバーの管理や不具合が発生したときに対応できる人員の心配などもなくなりました。

クラウドサービスを利用すると遠隔地からでも作業をすることが可能になるので、在宅勤務をすることが可能になります。

そのため、家庭の事情等で短時間しか働けないような社員の方が、通勤することなく業務を遂行するといった活用も可能です。

また、経費の精算であれば、申請も外出先からできますし、上司も出社していないで出張先等からでも内容を見て承認が出来るので、今までもよりも業務速度が上がることにもなり、効率化が一層進む可能性があります。

今回のケースを参考にしていただき、経理アウトソーシング（BPO）を検討する際に、お役に立てられれば何よりです。

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