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経理アウトソーシング(BPO)導入事例 その1

No7 経理アウトソーシング(BPO)導入事例 その1

今回からは、経理アウトソーシング(BPO)の実際の導入事例を見ていきたいと思います。自社の置かれている環境と似ているケースもあるかもしれませんので、経理アウトソーシング(BPO)導入の適否の参考にしてみて下さい。

【ケース1】経理社員が不在でもワンストップに対応可能なアウトソーサーが子会社をきっちり管理



子会社を作ったはいいけれど


A社は上場会社が100%出資する子会社として設立されました。

社員は親会社からの出向者のみの会社で、経理や総務的な業務はその子会社を所管する親会社の一部門の社員が担っています。

会計伝票も当初はその社員が起票していましたが、経理の専門的な知識があるわけでもありません。一方で親会社は上場している会社なので、連結決算のために、専用のソフトへ入力したり、最新の会計制度にも対応していかなければなりません。


管理機能を複数のアウトソーサーへ委託


このような会社の場合、営業の観点から出向や採用をすすめていき、管理部門はなんとかなるだろうということで、よくわからないなりに自社または親会社の社員が対応するというケースもありますが、管理機能まるごとを社外に経理アウトソーシング(BPO)するという方法も行われます

A社はまさにこの方法を選択し、給与計算はa社へ、社会保険手続きはb社労士法人へ、記帳代行はc社へ、税務申告はd税理士法人へと、業務ごとに別々のアウトソーサーへ委託しました。

しかし、それぞれ別のアウトソーサーへ頼んだ結果、横の連携がないため、たとえば、本店所在地に変更があった場合は、a社、b社労士法人、c社、d税理士法人へそれぞれ個別に連絡しなければなりません。

また、税務申告の際に見直した結果、処理に誤りがあり、経理の記帳代行者であるc社に連絡し、過去の処理をやり直してもらったことによりコストがかかるなど、一つの処理に複数のアウトソーサーが関与するために、処理の重複や、やり直し等のコストがかさむ場合が多くありました。

このような場合、その窓口となる社員の負担も相当なものとなりますし、連絡もれによるミスも発生しやすい状況となってしまい、経理アウトソーシング(BPO)したのに、ちっとも楽にならない!ということにもなりかねません。


横の連携ができるアウトソーサーを探す


社員を採用する選択肢も検討しましたが、子会社自身で、経理部門と人事部門にそれぞれ人を配置すること自体が難しく、仮に配置することが可能だとしても、配置した人員が一人で業務を完結できるほどの知見を有しているという保証はありません。

その場合、結局は外部にチェック機能を求めることになり、結果として、コスト高となってしまう場合も考えられます。

そこで、A社はアウトソーサーをひとつにまとめられないか、という観点から、アウトソーサーの再選定を行うことを決定しました。

アウトソーサーを選定した際には、それぞれの業務を専門にするアウトソーサーを個別に探す方法をとりましたが、調べてみると、管理系の業務すべてに対応できるアウトソーサーもあるようです。


ワンストップでスムーズな経理アウトソーシング(BPO)を実現


アウトソーサーの再選定を行った結果、想定していたすべての業務に対応できるアウトソーサーe社に経理アウトソーシング(BPO)することに決定しました。

e社は、グループの中に、税理士法人や社労士法人もあるため必要な横の連携を取ることが可能とのことでした。

アウトソーサーを1社に集約することにより、アウトソーサー内での連携がとれているため、今までのように同じ事項を何度も複数のアウトソーサーに連絡する手間もなくなりましたし、今まで行ってきた会計処理を決算時になって新たに見直したり、修正したりといったこともなくなりました。

また、タイムリーに会計処理の確認が行われているため、税務上の懸念事項なども定期的に共有することができるようになり、経営上の判断をするための時間的余裕も生まれることとなりました。

このように、それぞれのアウトソーサー自体に大きな問題はなかったとしても、その連絡に要する事務コストやストレス、重複して確認を行うことによるコストの二重化などが生じている場合には、ワンストップですべての業務に対応できるアウトソーサーに切り替えることが有効な手段といえるでしょう。

今回のケースは、比較的小さな規模の会社を経理アウトソーシング(BPO)してうまく回したケースでした。さらに、窓口となる会社を一本化することで発注する側の負担も軽減できる結果になるケースでした。

人事系と経理系とで分けてアウトソーシング(BPO)しているケースも多いですが、規模がそれほど大きくないケースの場合は、まとめたほうが、効率的になるというケースもあるようです。

今回のケースを参考にしていただき、経理アウトソーシング(BPO)を検討する際に、お役に立てられれば何よりです。


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