今回の人事労務・給与計算・社会保険アウトソーシングお役立ち情報は、労働基準法における退職証明書の発行手続きについてです。

Q．1ヵ月後に退職予定の社員から、退職証明書の発行依頼がありましたが、法律上の請求及び発行の時期、記載内容等について教えてください。

A．退職時の証明書に関しては、労働基準法第22条（退職時等の証明）において、「労働者が在職中の契約内容等について証明書の交付を請求したときは、使用者は遅滞なく、これを交付しなければならない」と定められています。条文の題に「退職時等」とありますが、この「退職」とは、合意退職、解雇、雇止め等、その事由を問わず、退職する場合すべてが含まれるとされています。
証明書を請求する時期については特に規定されていませんが、原則は退職後となります。退職後であれば、退職者はいつでも請求可能であり、会社はそれに応じる必要があります。ただし、退職後2年で時効となりますので、時効が成立した後に退職者から請求があっても、発行に応じる必要はありません。
一方で、解雇の場合は退職日前（解雇予告日から退職日までの間）においても請求が可能です。この時期に請求できる事項は「解雇理由」に限定されますので、解雇理由についてのみ証明書（解雇理由証明書）を交付すればよいということになります。
退職証明書への記載すべき項目は、原則は法定記載内容（使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職事由）です。ただし、上記の記載内容でも、退職者が請求しない事項については、記載してはなりません。そのため、請求があった場合には、記載事項について、できるだけ退職者に意思確認をしたうえで交付するほうが望ましいと思われます。

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