今回の経理・会計・税務アウトソーシングお役立ち情報は、経理業務の合理化についてです。

Q．管理部門の合理化の一環として経理業務の合理化を経営陣から言われております。何か具体的な方法があったら教えてください。

Ａ．経理業務を合理化するにあたっては、以下のようなことが考えられますので、御社で採用ができる方法がないかどうか模索してみてください。

①小口現金をなくす
小口現金を使う場合、現金の管理のために人員が必要になります。具体的には、現金を実際に出し入れする人と出し入れした後の現金の残高確認をする人の2名は最低限必要になります。残高が一致しない場合は、原因を調査したりするので、小口現金を使うと言うことは非常にコストのかかることなのです。
原則として、社員の方に立替をしていただき、定期的に立替をした本人に振り込みにて送金すれば、現金を扱う必要がなくなるので、当然現金管理の必要もなくなり、かなりの作業時間短縮が可能です。

②伝票を減らす
上記のように小口現金がなくなると、毎日発生する伝票も劇的に減ります。この結果、伝票起票や入力の時間も大幅に減り、一石二鳥ですね。
また、売上計上の伝票を毎日起票して計上しているのであれば、1ヶ月まとめて計上したらいかがでしょうか？売上の明細は、別途管理している債権管理の台帳に記録されているので、会計伝票で1件ずつ起票して計上する必要はないですよね。こうするとさらに伝票枚数が減ります。伝票が減ると作業が減るだけでなく、紙代も減り、環境にも良くなり、一石三鳥にも四鳥にもなりますね。

③作業をアウトソーシングで外部に委託する
経理業務は、伝票入力等のルーティンな作業、決算や税務申告等の経理・会計・税務の専門的な知識が必要な作業、予算管理等の経営的な意志決定が必要な作業の3つに大きくは分けることができます。
このうち、ルーティンな作業は、業務を標準化することによってパートやアルバイトの方にお願いするのが効率的です。ここでのポイントは業務を標準化することで人件費が安くなるということです。
次に、経理・税務の専門的な作業ですが、これは、毎年制度の改正等があり、それに対応することが必要となりますが、ある意味制度を知っているかどうかだけの問題で、会社として必ずしもノウハウとして蓄積が必要になるものではないと思います。ですから、このような業務は経理や税務を専門としているアウトソーシング会社に委託をするというのも一つの方法だと思います。外部にアウトソーシングすることによって、一定のレベルの商品を一定の金額でしてもらうことができるので、品質とコストが安定化することになります。
最後に意志決定が必要な作業ですが、これは、経理の業務でもコアとなる業務で、社内でノウハウをためていくべき部分だと思います。このように頭を使って、会社経営を左右する業務は必ず社内で行うようにするとともに、業務の引継が行われることも想定して、標準化することも重要だと思います。

経理・会計・税務アウトソーシングお役立ち情報をお読みいただきありがとうございます。次回の経理・会計・税務アウトソーシングお役立ち情報でまたお会いしましょう。

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